ISO9001 質量管理體系要求的企業(yè)、組織文件標準化管理具體有哪些要求和方法?
實習期應聘崗位是總助，公司在籌備階段，上海某公司是大股東，空降來的總經理和一線部門倆經理。公司和上海都沒有一個統(tǒng)一的文件標準化管理系統(tǒng)，總經理要求我實習的兩個月內把這邊各個部門的職能、制度、工作流程、相關表單用一個統(tǒng)一的原則匯總出來，需要什么東西一分鐘以內就能找到。自己搜索了一些公司的文件控制程序，發(fā)現(xiàn)還是挺五花八門的……因此想參照一個成熟的標準，查到了ISO9001關于文件標準分類和管理的一些內容。
現(xiàn)在的問題是，太過抽象或者繁復的規(guī)定并沒能幫助我，希望有這方面經驗的人能提供一些實際操作的方法
ISO9001:2008版標準對文件的形式沒有任何要求，完全取決于企業(yè)的規(guī)模和管理方式。質量體系文件可以只有一個質量手冊(很多小企業(yè)都是這種形式)，也可以有上百個三級文件，不同的企業(yè)，文件的形式可能都不太一樣。
ISO9001:2008版標準只對文件的內容有要求，不管你有多少文件，也不管你的文件體系是金字塔式還是循環(huán)式，文件的內容必須包含標準的所有條款，也就是對標準的條款要求有具體的執(zhí)行規(guī)定，要有負責條款的部門和人，要有實現(xiàn)條款的具體工作流程和規(guī)定，要有對這些條款實現(xiàn)過程的評價和改進，等等。
所謂6個必須文件，是因為ISO9001標準里有6處出現(xiàn)了類似這樣的話：“應編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：”。國內的專家們一看見這句話，就認為應該有一個文件專門管這個條款，于是就有了1+6的質量管理體系，1是質量手冊，6是6個所謂必須的程序文件。這種模式在94版和2000版的時候幾乎是必須的，沒有就通不過文件審核。但是在2008版標準發(fā)布的時候，ISO組織的說明里提到了文件的形式問題，聲明無意同一文件的形式，只要求文件的內容應覆蓋標準。
下面是回答提問者的正題。
ISO9001標準里對文件管理的規(guī)定是很簡潔的，共有7條，5個關鍵詞，三個基本要求：
1、批準：文件發(fā)布前要獲得批準，文件修改和更新前要獲得批準。
2、識別：文件要有修訂狀態(tài)識別，例如國家標準后面都帶年號：GB 7258-2012.這樣我們就知道GB 7258-2004已經作廢。年號是一種識別方式，另外也可以是版本號。
3、獲得：要保證使用文件的人獲得有效版本，就是文件發(fā)放、舊文件回收等程序。
4、外來文件：要識別企業(yè)都是用哪些外來文件，比如企業(yè)的產品適用哪些國家標準，這些外來文件要控制分發(fā)。
5、作廢文件：作廢文件要有識別，讓人知道它是作廢的。
三個基本要求是：批準，識別，獲得(發(fā)放)。
題主目前要做的工作是，把所有文件都收集起來，分類，合并。比如文件管理程序按批準、識別、發(fā)放的原則，將其內容合并成一個。但是這樣做的過程中問題就出現(xiàn)了，如果僅僅是文件管理程序還好說，其他的制度就比較麻煩了，因為題主只是一個剛參加工作的學生，沒有工作經驗，也不可能對所有流程都了解，經常會遇到同類文件好多個不知道該怎么合并的問題。
要解決這個困難，建議這樣做：先規(guī)定部門的職責，然后由職責部門自己編制文件，采購部編制采購文件，設計部編制設計控制文件等等，再收集上來統(tǒng)一格式，比如配上統(tǒng)一的封面，加上統(tǒng)一的文件編號和版本號，用統(tǒng)一的字體。這樣的好處是不需要專業(yè)能力，只需要組織能力。組織的不管好不好，至少文件看上去都挺整齊，組織好的話，文件內容有可操作性;組織的不好，文件就比較空泛，那也沒關系，先有個大概的標準，以后再慢慢修訂也不是不可以。
那6 個文件體現(xiàn)了質量管理體系的通用性，不管什么行業(yè)的通用要求。而其他方面形成的文件取決于企業(yè)實際情況，體現(xiàn)了質量管理體系的靈活性。
簡單來說就是做你所寫，寫你所做：
1、《文件控制程序》：寫的就是文件，而文件就需要控制。
2、《記錄控制程序》：記的就是記錄，而記錄也是證據(jù)，也需要控制。
3、《內部審核程序》：審核是持續(xù)改進的起點，用來發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有體系的好壞，持續(xù)改進才是質量體系的目標。
4、《糾正和預防措施程序》：實施了自然要糾正和預防。
5、《不合格品控制程序》：關于所有不合格品的質量控制。
隨便說點注意事項：
1.文件的編寫格式要統(tǒng)一(字體顏色，大小，目錄等)，格式、排版符合要求。
2.文件要有編號(文號)版本號并且準確，文件名稱簡潔、明晰，無歧義。
3.專業(yè)術語的描述以及注意口頭語與書面的區(qū)分，術語、稱呼一致。
4.相關的參考文獻以及相關的表單說明，引用的文件、記錄的編號、名稱準確無誤。
5.文件整體架構符合要求(如目的，適用范圍、流程、內容、引用支持性文件、質量記錄等)。
6.文件中的內容不相互矛盾(如正文內容應與表單內容一致，正文內容應與流程圖一致，正文內容前、后描述一致等)。
7.文件內容符合標準(如國標、行標等)。
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