成都,德陽,iso9001認證,iso9001質(zhì)量管理體系文件編寫注意事項

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編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值活動，適宜的文件對達到所要求的產(chǎn)品質(zhì)量，評價QMS，質(zhì)量改進和改進的保持都是關(guān)鍵的和必不可少的。

1．體系文件一般在QMS策劃的后期編制，必要時也可交叉進行。

———— 體系策劃中的內(nèi)容大多都可作為體系文件策劃的信息來源。

———— 如果一開始就不能正確理解標準，不能統(tǒng)一認識，必然會使編制的體系文件產(chǎn)生盲目性，影響符合性。

———— 如果不能認真地對企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀進行調(diào)查和分析，編制出的體系文件就很可能脫離實際，從而影響文件的系統(tǒng)性和整體性。

2．QMS三個層次文件的目的、范圍和使用對象不同，3個層次文件的編寫組織應區(qū)別對待。

———— 一般來說，除質(zhì)量手冊統(tǒng)一組織制訂外。

———— 第二、第三層文件應按分工由歸口部門分別組織制訂，先提出方案，再組織審定，這樣做有利于歸口管理和今后的執(zhí)行。

3．編制的體系文件應做到協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、可行。

————在文件編制前應對企業(yè)原有的相關(guān)文件進行整理和分析，即將原有或現(xiàn)行的各種文件，包括企業(yè)標準、規(guī)章制度，管理辦法以及記錄格式等收集在一起。

————與相應的體系要素要求進行比較性分析，在整理、分析的基礎(chǔ)上，先制訂一個QMS展開表。

———— 確定新編、修訂合并和廢止文件的項目。

———— 然后，制訂體系文件編制計劃，明確文件編制的責任、完成期限和編制要求。

4．體系文件的編制過程。

————是各級管理者和員工繼續(xù)學習和理解標準的過程。

————是協(xié)調(diào)和解決企業(yè)各種管理問題的過程。

————越多的人越早地參與體系文件的制訂，就能使人們更好地理解文件并激發(fā)主人翁的責任感。

5．體系文件的繁簡和第二、第三層次文件的數(shù)量，取決于企業(yè)的性質(zhì)、產(chǎn)品的特點、職工的素質(zhì)和培訓程度，不應強求一致。

———— 該有的文件（或內(nèi)容）一定要有，但文件過多，過細也會給企業(yè)的活動帶來不必要的限制。

6．標準強調(diào)文件的動態(tài)性。

———— 說明體系文件會隨事物的發(fā)展和人們認識的提高不斷完善和改進的。

———— 體系文件一經(jīng)確定，多年不變，是不正常的。

———— 相反，變化和修改則是不可避免的。體系文件的管理應適應這種動態(tài)性。

7．編制體系文件應注意實效，不可空談，不做“文章”

———— 關(guān)鍵是使體系文件間的層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有效、繁簡適中，要素或內(nèi)容選擇恰當。

8．記錄

———記錄一般是以其它文件為載體存在的，在不同層次的文件中都有可能存在。

———— 質(zhì)量計劃是作為質(zhì)量手冊或程序文件對特定對象（產(chǎn)品、項目、合同等）的補充。

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