成都ISO9000 成都ISO9000認(rèn)證中關(guān)于建立ISO9000質(zhì)量管理體系的四個階層文件

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1、應(yīng)當(dāng)關(guān)注質(zhì)量管理體系的實體。首先要按照標(biāo)準(zhǔn)4.1條建立實實在在的一個由過程，其中包括外包的過程，組成的質(zhì)量管理體系。這是實體；我們建立體系的精力應(yīng)當(dāng)放在這方面，不應(yīng)當(dāng)把精力放在寫體系文件。更不要理解標(biāo)準(zhǔn)要求是：寫您說的，做您寫的，記（錄）您做的?；蛘撸f、寫、做一致。按照這樣說法，所有的活動都必須要有文件了，要有記錄了。標(biāo)準(zhǔn)沒有這樣的要求。

2、質(zhì)量手冊——第一階層文件。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定哪些必須形成文件的？按照標(biāo)準(zhǔn)第4.2.1條確定。其中有的規(guī)定一定要有的，有的是組織自己根據(jù)需要來確定的。前面第1點講的質(zhì)量管理體系，這個實體要用質(zhì)量手冊來描述，叫第一階層文件。手冊內(nèi)容必須滿足標(biāo)準(zhǔn)第4.2.2條要求。其中規(guī)定，手冊要有程序或者引用程序；要描述體系必須過程的作用。應(yīng)當(dāng)描述標(biāo)準(zhǔn)第4.1.a條確定的那些必要的過程的作用。通常用流程圖來描述，但是，標(biāo)準(zhǔn)沒有這樣要求。必須用流程圖來描述。而且，只描述作用，沒有描述相互順序也不能認(rèn)為不符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)推薦采用過程模式系統(tǒng)管理。要理解過程模式系統(tǒng)管理和過去的職能模式的層級管理是不同的。過程模式系統(tǒng)管理要求各個職能為過程做貢獻(xiàn)，提供各自的服務(wù)，確保過程滿足顧客要求，達(dá)到使顧客滿意目的。而過去的職能模式，特別是給各個職能確定目標(biāo)和任務(wù)以后，往往會以自己的職務(wù)為中心，向其他職能提出要求，對其他職能進(jìn)行控制。這就違背了質(zhì)量管理八大原則中的以顧客為中心和過程模式系統(tǒng)管理原則了。

4、程序文件——第二階層文件。通常每個過程都會涉及到幾個不同職能部門共同來完成的，或者涉及到幾個職能向過程提供服務(wù)工作（標(biāo)準(zhǔn)中叫活動activity）。因此，過程中很多工作往往是”您中有我，我中有您“。對于這樣的工作，通常利用團(tuán)隊方式來共同完成。對于可以明確界定職能和職能之間的接口，那么。利用程序文件來規(guī)定執(zhí)行過程的途徑。也就是誰先做什么，誰后做什么，達(dá)到什么要求，也可以規(guī)定在什么地方做，一直到過程的輸出。這就叫程序文件。

5、作業(yè)指導(dǎo)書——第三階層文件。程序明確各個職能之間的分工，各個職能自己如何來完成程序規(guī)定的任務(wù)，可以利用作業(yè)指導(dǎo)書來完成。也就是用作業(yè)指導(dǎo)書來規(guī)定如何做。當(dāng)作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容涉及到其他職能的話，這些關(guān)系和要求應(yīng)當(dāng)在程序文件中加以規(guī)定。作業(yè)指導(dǎo)書只是執(zhí)行程序規(guī)定的要求，如何滿足這些要求。當(dāng)然，小單位，過程簡單的，也沒有必要專門編寫作業(yè)指導(dǎo)書了。可以把這些內(nèi)容放在程序文件內(nèi)。由于作業(yè)指導(dǎo)書中也是描述某項工作如何做，特別是大單位，同一個職能（譬如，處）內(nèi)部還會分成不同的分職能（譬如科、室），也可以說是描述工作途徑，因此，也可以叫程序。

6、記錄和外來文件——第四階層文件。記錄也是文件，用來證明兩個內(nèi)容：策劃規(guī)定活動執(zhí)行了，執(zhí)行的結(jié)果滿足要求了。外來文件中凡是為了策劃和運行質(zhì)量管理體系所必須的，也必須加以控制。這些文件有一特點，不能修改。因此，作為第四階層文件。

7、空白表單應(yīng)當(dāng)作為文件加以控制。因為，空白表單中含有需要填寫什么信息，有的還包括如何填寫的指導(dǎo)信息和應(yīng)當(dāng)滿足的要求?？瞻妆韱翁顚憙?nèi)容后，根據(jù)內(nèi)容來判定是文件，還是記錄。應(yīng)當(dāng)分別按照4.2.3條和4.2.4條要求來控制?？瞻妆韱卧O(shè)計得好，可以替代文件。甚至可以把各個職能有關(guān)的指導(dǎo)信息和記錄要求設(shè)計在一份表單中。減少文件和記錄數(shù)量。提高工作效率。

8、應(yīng)當(dāng)指出，標(biāo)準(zhǔn)沒有要求把文件分成四個階層?？梢匀齻€階層，二個階層，甚至一份質(zhì)量手冊包括所有的文件。當(dāng)然，也可以有五個、六個……階層。為這個問題，2008版標(biāo)準(zhǔn)專門在4.2.1條注內(nèi)增加說明。

9、應(yīng)當(dāng)指出，標(biāo)準(zhǔn)沒有要求文件的名稱必須符合標(biāo)準(zhǔn)所說的。也就是說，質(zhì)量手冊也可以叫管理手冊，或者其他什么文件。程序、作業(yè)指導(dǎo)書的名稱也可以不這樣叫。譬如叫管理制度、管理規(guī)定、或者其他什么名稱。

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