外來文件不是“非受控文件”

外來文件不是“非受控文件”

《中國質(zhì)量認(rèn)證》雜志2003年第4期刊載的《體系文件的編寫與管理》（以下簡稱《文件》）一文認(rèn)為，受控文件的重要性是受組織控制并能對其進(jìn)行更改。對通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為“非受控文件”，如用于投標(biāo)的文件，顧客提供的圖紙、資料，以及公文等。對于這類文件，組織可不對其進(jìn)行更改控制……筆者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)不對。

按GB/T19001：2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.3關(guān)于“質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制”的要求，組織對于質(zhì)量管理體系所要求的文件都應(yīng)予以控制。哪些文件是質(zhì)量管理體系所要求的文件呢？4.2.1指出，“質(zhì)量管理體系文件應(yīng)包括：a）形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；b)質(zhì)量手冊；c)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；d)組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件；e)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。”

《文件》一文所提到的顧客提供的圖紙、資料，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的的公文等外來文件，都是組織質(zhì)量管理體系過程所必需的，是質(zhì)量管理體系文件的一部分，屬于4.2.1所指的“組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件”。因此，不應(yīng)該將這些文件視為非控文件。

對于《文件》一文所說的“用于投標(biāo)的文件”，可能指組織收到的外來的投標(biāo)文件，而不是自己用于投標(biāo)文件（組織用于投標(biāo)的文件不是外來文件）。組織在招、投標(biāo)活動(dòng)中受到的外來文件有兩種：外來的招標(biāo)文件（組織將據(jù)此策劃是否投標(biāo)）、外來的投標(biāo)文件（組織將據(jù)此策劃、選擇合格供方），都屬于4.2.1條d款所指的文件，不應(yīng)該視為非受控文件。

組織的外來文件有很多，如與質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、外來函件（包括顧客反饋的信件和可能為本組織所利用的廣告）等，都應(yīng)屬于4.2.1條d款所指的文件。

當(dāng)然，組織不能對外來文件進(jìn)行更改或修訂，但不能以次為理由而認(rèn)為外來文件是非受控文件。組織對文件的控制體現(xiàn)在許多方面，決不僅僅在于控制其更改。就外來文件而言，雖然4.2.3只寫了“確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)”一句話，但其包括的內(nèi)容很豐富，是與該條款的其他要求相呼應(yīng)的。

組織對外來文件進(jìn)行控制，首先要識(shí)別文件是否“組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件”，并注意識(shí)別其時(shí)效性。有些外來文件不屬于這類文件，如組織不適用的標(biāo)準(zhǔn)、無針對性的信函、宣傳資料等。

上述對外來文件進(jìn)行的兩種識(shí)別，就是對外來文件進(jìn)行控制的內(nèi)容之一，即把住外來文件的進(jìn)口關(guān)。這符合4.2.3條a款“確保文件是充分與適宜”的規(guī)定。

組織要確定外來文件的發(fā)放范圍，在受控條件下分發(fā)，“確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本”（4.2.3條d款）。這里的“適用文件的有關(guān)版本”，往往與文件的實(shí)效性有關(guān)。

分發(fā)外來文件還要“確保文件保持清晰、易于識(shí)別”（4.2.3條e款）。這也是“控制其分發(fā)”的內(nèi)容。

還要關(guān)注外來文件可能發(fā)生的變化，如建立相應(yīng)的管理過程，跟蹤本組織應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)或其他外來文件的版本更新。必要時(shí)換發(fā)文件或加以標(biāo)識(shí)。這符合4.2.3條b)、c)、g)“必要時(shí)對文件進(jìn)行評審與更新”、“確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別”、“防止作廢文件的非預(yù)期使用”的要求。

以上是控制外來文件的主要內(nèi)容。

至于是控制外來文件是否要加受控標(biāo)識(shí)，是否要列出受控文件清單，標(biāo)準(zhǔn)沒有提出要求，也不是必須的控制手段。但是，筆者認(rèn)為，應(yīng)將適用的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性預(yù)期使用作廢文件。

以上是筆者對“外來文件的控制”的一些認(rèn)識(shí)，不當(dāng)之處敬請指教。

淺析工程勘查ISO9000認(rèn)證咨詢中的“應(yīng)確認(rèn)的過程”

淺析工程勘查ISO9000認(rèn)證咨詢中的“應(yīng)確認(rèn)的過程”淺析工程勘查“應(yīng)確認(rèn)的過程”工程勘察指"根據(jù)建設(shè)工程的要求，查明、分析、評價(jià)建設(shè)場地……

中國衛(wèi)通實(shí)施歸核戰(zhàn)略 加快重組整合

中國衛(wèi)通實(shí)施歸核戰(zhàn)略 加快重組整合中國衛(wèi)通實(shí)施歸核戰(zhàn)略加快重組整合.....調(diào)整初見成效1月31日，中國衛(wèi)通總經(jīng)理芮曉武在北京召開的中國衛(wèi)……

編寫iso9001質(zhì)量管理體系文件應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

編寫iso9001質(zhì)量管理體系文件應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系編寫iso9001質(zhì)量管理體系文件應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系編寫質(zhì)量管理體系文件是實(shí)施ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)……

ISO9000是什么

ISO9000是什么ISO9000是什么ISO 是指國際標(biāo)準(zhǔn)化組織。它成立于1947年2月23日。1980年國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)正式批準(zhǔn)成立了"質(zhì)量管理和質(zhì)量?！?p>

中企認(rèn)證咨詢網(wǎng)積累了豐富的國際質(zhì)量認(rèn)證工作經(jīng)驗(yàn)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)均成果卓著。始終以服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和提升人民生活品質(zhì)為己任，依托產(chǎn)品認(rèn)證(包括服務(wù)認(rèn)證、自愿性認(rèn)證)、管理體系認(rèn)證和認(rèn)證培訓(xùn)業(yè)務(wù)，著力開展節(jié)能。在積極促進(jìn)國際貿(mào)易，調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，保護(hù)消費(fèi)者安全健康，構(gòu)建社會(huì)誠信體系，參與"兩型"社會(huì)建設(shè)等方面做出了積極貢獻(xiàn)。同時(shí)，自身獲得了跨越式發(fā)展，已成為業(yè)務(wù)門類全、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)廣、工作手段新、技術(shù)力量強(qiáng)、人員素質(zhì)高的一流認(rèn)證機(jī)構(gòu)，可以方便快捷地為世界各地的客戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的"一站式"服務(wù)。中企認(rèn)證咨詢網(wǎng)秉承"和諧、進(jìn)取、責(zé)任"的理念，正在朝著建立社會(huì)公信力高，有較強(qiáng)創(chuàng)新能力、市場競爭能力和可持續(xù)發(fā)展能力，向業(yè)界有較高知名度的國際型認(rèn)證機(jī)構(gòu)的目標(biāo)努力前行，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、雄厚的技術(shù)力量、先進(jìn)的管理水平保障了中企認(rèn)證咨詢網(wǎng)業(yè)務(wù)的順利開展，為順利實(shí)現(xiàn)中企認(rèn)證咨詢網(wǎng)的質(zhì)量目標(biāo)、為認(rèn)證機(jī)構(gòu)的品牌提供了有力保障。

中企認(rèn)證咨詢網(wǎng)專業(yè)從事ISO9001、ISO14001、OHSAS18001、IATF16949、ISO27001、ISO13485、ISO22000、HACCP、ISO20000、ISO45001、QC080000、GB/T50430、GB/T27922售后服務(wù)體系認(rèn)證、GB/T29490知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系、ISO37001、ISO50001、ISO22163、兩化融合體系、系統(tǒng)集成資質(zhì)、十環(huán)認(rèn)證、SMETA、SEDEX、BSCI、SA8000、FSC、ICTI、GSV、C-TPAT、WRAP、EICC、GMP、GMPC、ETI、BRC、驗(yàn)廠咨詢、商務(wù)部信用等級、誠信信用等級、ISO體系、CE、3C、AAA等認(rèn)證咨詢服務(wù)。認(rèn)證價(jià)格實(shí)惠，證書真實(shí)有效，認(rèn)監(jiān)委可查，如有疑問，可點(diǎn)擊www.969111.cn了解詳情，竭誠為您服務(wù)!